Mitarbeiter*in für den Empfang und Verwaltung (m/w/d)

Datenschutzhinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung am Universitätsklinikum Freiburg

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns besonders wichtig. Wir möchten Sie deshalb im Folgenden über unsere Datenschutzgrundsätze informieren, zu deren Einhaltung wir uns im Bewerbungsverfahren verpflichten.

Welche Informationen werden von uns erfasst?

Mit Ihrer Entscheidung, sich auf diese Stelle zu bewerben, übermitteln Sie neben Ihren persönlichen Daten auch Informationen über Ihren schulischen und beruflichen Werdegang:

A)  Haben Sie unser Online-Bewerbungsformular genutzt und Ihren Lebenslauf hochgeladen, wird dieser anschließend automatisiert verarbeitet und die Daten in der Bewerberdatenbank gespeichert. Ihre Anlagen werden mit einer Texterkennungssoftware bearbeitet und die erkannten Inhalte zu Ihrem Datensatz gespeichert. Ihre Originaldokumente werden zu PDF-Dokumenten konvertiert und ebenfalls zu Ihrem Datensatz gespeichert. Ihre Originaldateien werden gelöscht.

B)  Haben Sie Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail übermittelt, werden diese und die darin enthaltenen Anlagen automatisch ausgelesen und in unserem Bewerbermanagementsystem erfasst. Hierbei werden alle mitgesendeten Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Nachweise) sowie die darin enthaltenen Informationen, wie in Nr. A beschrieben, verarbeitet und gespeichert.

C)  Sollten Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen persönlich oder auf dem Postweg übermittelt haben, digitalisieren wir diese zunächst und erfassen sie, wie in Nr. A beschrieben, anschließend ebenfalls in unserem Bewerbermanagementsystem. Die Originalunterlagen senden wir Ihnen umgehend wieder zurück.

Unzulässige Inhalte

Sie sind allein für den Inhalt der eingestellten Texte verantwortlich. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie uns keine Dateianhänge mit Viren oder Würmern zusenden.

Persönliche Daten, die Sie an uns übermitteln, sollten in der Regel folgendes nicht enthalten:

• Informationen über Krankheiten,
• Informationen über eine eventuelle Schwangerschaft,
• Informationen über ethnische Herkunft,
• politische, religiöse oder philosophische Überzeugungen,
• Gewerkschaftszugehörigkeit und sexuelle Ausrichtung,
• diffamierende oder entwürdigende Informationen,
• Informationen, die in keinem konkreten Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen.

Beachten Sie bitte auch, dass Sie uns gegen sämtliche Forderungen schadlos halten, die uns aufgrund von Informationen mit unzulässigen Inhalten entstehen und die uns von Ihnen übermittelt wurden.

Wer verarbeitet Ihre Daten?

Das Bewerberportal wird von concludis GmbH Frankfurter Str. 561, 51145 Köln betrieben. Das Bewerberportal wird auf Servern der Firma Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25 in 91710 Gunzenhausen in den Rechenzentren in Nürnberg und Falkenstein gehostet.

Ihr Lebenslauf wird automatisiert von dem Parsing-Tool der Firma JoinVision bearbeitet. Ihre Daten werden nach dem Parsing-Vorgang bei JoinVision gelöscht. Concludis übernimmt neben dem Hosting auch Service und Wartung der Bewerbermanagementsoftware. Im Zuge des Service erfolgt auch eine telefonische Beratung in der Handhabung der Software. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass Mitarbeiter von concludis GmbH Einsicht in die Bewerberdaten haben. Mit concludis wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, der auch den vertraulichen Umgang mit den Bewerberdaten umfasst.

Zu welchem Zweck werden meine persönlichen Daten verarbeitet und an wen werden diese weitergeleitet?

Ihre Bewerbungsdaten werden ausschließlich im "Universitätsklinikum Freiburg-" zu Bewerbungszwecken verarbeitet. Die Weitergabe der Daten an Dritte - auch in Drittländer - erfolgt nicht.

Zweck der Datenerhebung ist es, eine rechtmäßige Prüfung Ihrer Bewerbung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens vollziehen zu können. Hierfür speichern wir alle von Ihnen uns zur Verfügung gestellten Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung. Auf Basis der im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten prüfen wir, ob Sie zum Vorstellungsgespräch als Teil des Auswahlverfahrens eingeladen werden können. Sodann erheben wir im Falle von grundsätzlich geeigneten Bewerberinnen und Bewerbern bestimmte weitere personenbezogene Daten, die für die Auswahl-entscheidung wesentlich sind.

Löschung Ihrer Daten

Ihre innerhalb des Bewerbungsverfahrens gewonnenen personenbezogenen Daten werden auch im Falle nicht erfolgreicher Bewerbung oder bei Rücknahme dieser nach Ablauf von 180 Tagen nach Mitteilung der Absage automatisch im System gelöscht. Die Aufbewahrung im Rahmen dieser Fristen ist für den Fall etwaiger Klagen (v. a. etwaige Geltendmachung von Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) aus Rechtsgründen erforderlich. Die Bewerber, die nach einer Absage im Talentpool verbleiben möchten, werden alle 90 Tage dazu aufgefordert, der weiteren Speicherung ihrer Daten zuzustimmen. Erfolgt keine Zustimmung, werde diese gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. 

Erfolgt eine Einstellung, so werden Sie gesondert über die dann geltenden Regelungen zum Umgang mit Ihren Personaldaten, insbesondere hinsichtlich der Anlage von Personalakten, informiert.

Sie können jederzeit Ihre Einwilligung in die Verarbeitung der Daten widerrufen, ohne dass Ihnen dadurch nachteilige Folgen entstehen. Richten Sie Ihren Widerruf an die folgende E-Mail: datenschutz@uniklinik-freiburg.de. Im Falle des Widerrufs werden nach Eingang der Widerrufserklärung sämtliche Daten physisch gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Wird während des Bewerbungsverfahrens die Löschung der Bewerbungsdaten begehrt, wird dies als Rücknahme der Bewerbung gewertet.

Datensicherheit

Wir treffen Vorkehrungen zum Schutz Ihrer Daten und um Missbrauch von außen zu verhindern. Dabei werden Maßnahmen wie Verschlüsselung (SSL-Verschlüsselung), Firewalls, Hacker-Abwehr-Programme und manuelle Sicherheitsvorkehrungen angewendet. Die SSL-Verschlüsselung ist aktiv, wenn das Schlüsselsymbol am unteren Ende Ihres Browsers geschlossen ist und wenn die Adresse mit "https://" beginnt. Bitte beachten Sie, dass auf unseren Seiten die Technologie JavaScript zum Einsatz kommt.

Störungen des Service, Einstellung oder Änderung des Service oder Löschen von Daten

Wir gewährleisten nicht, dass das Angebot zu bestimmten Zeiten zur Verfügung steht. Störungen, Unterbrechungen oder einen etwaigen Ausfall des Online-Angebots schließen wir nicht aus. Die Server werden regelmäßig sorgfältig gesichert. Soweit Daten - gleich in welcher Form - übermittelt werden, wird Ihnen jedoch empfohlen, Sicherheitskopien zu fertigen. Wir behalten uns vor, diesen Service jederzeit zu ändern, zu erweitern, zu beschränken oder ganz einzustellen. Eine Haftung von uns für gelöschte Daten oder Datenverluste ist deshalb ausgeschlossen.

Weiterhin möchten wir Sie über die Ihnen zustehenden Rechte nach der DSGVO informieren:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 Abs. 1 DSGVO).

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Baden-Württembergischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter unten stehenden Kontaktdaten erreichen:

Kontaktdaten

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Telefon: 0711 615541-0
Telefax: 0711 615541-15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Datenschutzbeauftragter
Universitätsklinikum Freiburg
Datenschutzbeauftragter

Breisacher Straße 153
79110 Freiburg
Telefon: 0761 270-0
Telefax: 0761 270-20200
E-Mail: datenschutz@uniklinik-freiburg.de

Beschwerderecht

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht  verstößt. Eine Liste der Landesdatenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: 
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.